voor implementatie van compleet nieuw ICT landschap, het dagelijkse administratief proces maar moeizaam op gang. Arthur Paping wordt gevraagd om rust en structuur in de financiële kolom te brengen en de implementatie van de financiële applicatie te begeleiden. De administratie van deze zorgactiviteiten is vanuit doorstart gecontinueerd in een urenadministratie, die ook door de andere werkmaatschappijen van moedermaatschappij ADG, zoals Asito en Timing, wordt gebruikt. Deze urenadministratie was gekoppeld aan SAP als financiële administratie. Net voor mijn start in september 2016 was -onder de noemer van project Phoenix- door de directie besloten om dit hele ICT landschap per 1 januari 2017 te vervangen. Dit omdat de urenadministratie, ondanks het maatwerk, nog onvoldoende aansloot op de specifieke eisen en informatievoorziening van de zorgsector. Door de CEO, die mij in zijn rol als CFO eerder inhuurde, werd ik gevraagd ondersteuning te geven in deze transitiefase. Concreet hield deze transitie het volgende in:
- Implementatie Nedap-ONS als urenadministratie;
- Implementatie van Afas-Profit als financiele en salaris- administratie;
- Transitie van office automatisering inclusief bovenstaande applicaties van ‘in huis’ ICT dienstverlening naar ‘in the cloud’ dienstverlening door CGI;
- Implementatie van elektronische zorgdossiers (indicatie en vastlegging van medische handelingen ter vervanging van de papieren zorgdossiers);
- Vervanging van alle office hardware (desktops en printers) en tablets voor de online-realtime vastlegging van de zorghandelingen op de patiëntlocatie.
“Het huis is opgeleverd door de aannemer maar de bewoners moeten het zelf verder inrichten”
Arthur Paping, TSN Zorg & Welzijn
In 4 maanden tijd is onderbouwing en vastlegging van de besluitvorming, Plan van Aanpak, test- en acceptatieprocedure, de dataconversie en de implementatie uitgevoerd zodat TSN per 1 januari 2017 live kon in het nieuwe ICT landschap. Mijn rol in deze transitieperiode bestond uit de volgende taken- en verantwoordelijkheden:
- Zorgdragen voor de continuering van de bestaande interne en externe rapportages;
- Budgetprocedure 2017 op kostenplaats niveau;
- Herinrichting van de financiële kolom waarbij de F&C functies naadloos zouden aansluiten op de werkzaamheden in de nieuwe bronadministraties;
- Herstel van het rapportageproces o.b.v. de nieuwe bronadministraties.
Hoewel nog zeker niet alles perfect verloopt (‘het huis is opgeleverd door de aannemer maar de bewoners moeten het zelf verder inrichten’) ben ik trots op de enorme prestatie die wij als team hebben neergezet en kijk ik met voldoening terug op deze opdracht bij TSN.
