Adviseurskosten rijzen de pan uit. Externen zijn er voor een bepaald doel: ter vervanging van een zieke of vertrekkende medewerker, speciale kennis, een project draaien terwijl iedereen bomvol zit. Dat is prima maar externen zijn duurder dan internen dus het is zaak deze inhuur snel aan te haken maar ook tijdig af te haken.
Hieronder zijn 4 vuistregels om de inhuurkosten te beheersen en toch de kennis en kunde van specialisten maximaal te benutten.

Spreek met degene die het werk echt gaan doen.
Als je een grote bekende consultancy organisatie belt is de kans groot dat een partner het intakegesprek doet, maar op opdracht niet zal uitvoeren. Je krijgt dan een manager (plus twee trainees….). Een alternatief is de inzet van een klein gespecialiseerd bureau met goede referenties. Je spreekt direct met de mensen die de opdracht ook gaan uitvoeren. Check de referenties en onderhandel over de fee. De eerste besparing is er dan al: je betaalt niet voor de overhead en marketing;

Spreek af wat er gedaan moet worden (opdrachtformulering) en hoe er gerapporteerd wordt.
Op deze wijze ontstaat er intern draagvlak voor het project, krijgt de interimmer eerder medewerking, wordt de doorlooptijd verkort en wordt de kans op succes vergroot;

Hou regelmatig contact.
Het is verstandig om regelmatig tussentijds formeel contact te hebben om tijdig te kunnen bijsturen. Sommige interimmers hebben de neiging om op verschillende plekken in de organisatie te opereren, wat de controle op efficiënte besteding van de uren lastig maakt. Weet continu waar men mee bezig is;

Haak ze tijdig weer af.
Sommige bureaus zijn meester in het verlengen van de opdracht. Als er (met mijlpalen) meetbaar is vastgelegd wat er gedaan moet worden, wordt onnodige verlenging voorkomen. Zelfs als het project vertraging oploopt moet er de flexibiliteit zijn om de interimmer (tijdelijk) af te haken. En als het project afloopt en de organisatie op eigen kracht verder kan, moet de interimmer vanuit het project aan ‘de lijn’ overdragen en door naar de volgende klus. Een goed uitgevoerde opdracht levert je een positieve referentie op.

Auteur: Hans Go is sinds 2001 als zelfstandig interim manager voornamelijk aan de slag bij beursgenoteerde ondernemingen en MKB+ organisaties.